Administración de fideicomisos

RESUMEN DE LA ADMINISTRACIÓN DE FIDEICOMISOS

PRIMER PASO: NOTIFICACIONES Y PRESENTACIÓN DEL TESTAMENTO

La administración de un fideicomiso es similar a la sucesión, pero se lleva a cabo sin supervisión judicial, a menos que se solicite formalmente la intervención de un tribunal. La administración de un fideicomiso es un proceso necesario que tiene lugar tras el fallecimiento de uno o ambos fideicomitentes.

Para proteger a los fideicomisarios sucesores, hay muchas medidas que deben tomarse para garantizar una administración adecuada. Afortunadamente, contar con la ayuda de un abogado para la administración del fideicomiso es un proceso sencillo que proporcionará a los fideicomisarios sucesores una gran tranquilidad durante todo el proceso de administración.

Cómo se inicia la administración de un fideicomiso

La administración del fideicomiso comienza con la notificación obligatoria, prevista en el Código Sucesorio, a todos los beneficiarios del fideicomiso y a los herederos de los fideicomitentes. A partir del 1 de enero de 1998, el Código Sucesorio de California §16061.7 exige que, dentro de los 60 días siguientes a que un fideicomiso se vuelva irrevocable, lo cual ocurre normalmente al fallecer el fideicomitente, el fideicomisario debe enviar notificaciones por escrito que incluyan las advertencias e información pertinentes sobre el fideicomisario a los beneficiarios y herederos designados del difunto, y permite que el destinatario de la notificación solicite una copia del fideicomiso. Tras recibir la notificación enviada por correo, el destinatario tiene 120 días a partir de la fecha de envío para presentar una impugnación del fideicomiso. Si no se presenta ninguna impugnación en un plazo de 120 días, el destinatario de la notificación puede perder su derecho a presentar una impugnación. Pero si no se envía ninguna notificación por correo, el plazo de prescripción en el que se podría presentar una impugnación del fideicomiso es mucho mayor, y podría ser de hasta al menos cuatro años.

Muchos fideicomisarios sucesores que se encargan de la administración del fideicomiso sin el asesoramiento de un abogado suelen omitir este paso tan importante.

Requisitos

La notificación exigida en virtud del artículo 16061.7 del Código Sucesorio de California tiene varios requisitos, todos los cuales deben cumplirse para que la notificación sea válida. Estos requisitos son los siguientes:

• Por lo general, se exige que la notificación del fideicomisario se entregue a cada beneficiario y a cada heredero del fideicomitente fallecido.
• La notificación del fideicomisario se enviará por correo a la última dirección conocida o se entregará en mano.
• La notificación del fideicomisario deberá contener la siguiente información:
  • La identidad del fideicomitente o fideicomitentes del fideicomiso y la fecha de formalización del acto constitutivo del fideicomiso.
  • El nombre, la dirección postal y el número de teléfono de cada fideicomisario.
  • La dirección del lugar físico donde se encuentra la sede principal de administración del fideicomiso.
  • Cualquier información adicional que puedan exigir expresamente los términos del instrumento fiduciario.
  • Una notificación de que el beneficiario tiene derecho, previa solicitud razonable al fideicomisario, a recibir de este una copia fiel y completa de los términos del fideicomiso.

El requisito de notificación es mucho más complejo de lo que parece a primera vista. Si le preocupa este tema o desea asegurarse de que la administración del fideicomiso se lleve a cabo correctamente, póngase en contacto con Quinn & Dworakowski, LLP para recibir asesoramiento legal sobre su situación.

Presentar el testamento original del difunto

De conformidad con el artículo 8200 del Código Sucesorio, la persona que tenga en su poder el testamento original deberá depositarlo para su custodia en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que tenga conocimiento del fallecimiento del testador. El depósito del testamento no implica que se haya iniciado un proceso sucesorio. Se aplica una tasa de $50, pagadera al tribunal, por el depósito del testamento (a menos que se haya iniciado un proceso sucesorio).

SEGUNDO PASO: TRAMITACIÓN DE BIENES INMUEBLES

En los casos en que el fideicomiso posea bienes inmuebles, es necesario seguir una serie de pasos para transferir la titularidad al fideicomisario sucesor, de modo que los bienes puedan gestionarse, venderse o distribuirse como parte de la administración del fideicomiso. Cuando fallece un fideicomitente, se debe registrar una Declaración jurada de fallecimiento junto con el certificado de defunción original para cada bien inmueble. Una vez registrado, el título de propiedad pasa del fideicomisario (por lo general, el fideicomitente) fallecido a los nombres del nuevo fideicomisario o fideicomisarios. También se debe conservar una copia del fideicomiso en caso de que una compañía de seguros de título desee consultar las disposiciones de distribución del fideicomiso.

Junto con esta declaración jurada, se debe completar y registrar al mismo tiempo un formulario preliminar de cambio de propiedad. Este formulario informa al registrador del condado el motivo por el cual se registra la declaración jurada. El condado de Riverside no suele exigir un formulario preliminar de cambio de propiedad.

Si el fideicomiso en vida va a transferir la propiedad del inmueble de los padres a los hijos, o de cualquier otra forma exenta de la reevaluación del impuesto sobre la propiedad, deberá completarse el formulario de exención correspondiente y enviarse por correo a la oficina del tasador del condado. También existe una exención para la transferencia de bienes entre abuelos y nietos, aplicable a la parte de la propiedad que se transfiera a un nieto en caso de que sus padres hayan fallecido. Quinn & Dworakowski, LLP puede preparar estos documentos para que usted los firme.

TERCER PASO: RECOPILACIÓN DE LOS DEMÁS ACTIVOS

Una vez que haya resuelto la cuestión de los bienes inmuebles, deberá identificar todos los demás activos del fideicomiso, por ejemplo, cuentas bancarias y cuentas de inversión, y hacer que la titularidad de dichos activos se transfiera a su nombre como fideicomisario sucesor. Para ello, primero deberá obtener un número de identificación fiscal federal para el fideicomiso. Es esencial que obtenga un número de identificación fiscal federal para las cuentas que están a nombre del fideicomiso, de modo que cualquier ingreso obtenido de esos activos se declare correctamente ante el IRS.

No utilice su propio número de seguro social como número de identificación al administrar el fideicomiso de otra persona, ya que, de lo contrario, usted será responsable del pago de los impuestos sobre los ingresos obtenidos por el fideicomiso, y no por usted.

Cómo obtener un número de identificación fiscal federal para tus fideicomisos

Obtener un número de identificación fiscal federal (también conocido como número de identificación del empleador) es muy sencillo. Con la información adecuada, puede solicitarlo en línea a través del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Si está trabajando con Quinn & Dworakowski, LLP en la administración de fideicomisos, nuestro bufete puede tramitar el número por usted.

Transferencia de cuentas fiduciarias

Una vez que haya obtenido un número de identificación fiscal federal, debe hacer que todas las cuentas fiduciarias se transfieran a su nombre como fideicomisario sucesor, utilizando el nuevo número de identificación. Si está administrando un fideicomiso que se va a dividir en varios fideicomisos de participación como parte de un plan de distribución, asegúrese de obtener un número de identificación fiscal federal distinto para cada uno de esos fideicomisos de participación. No utilice un mismo número de identificación fiscal federal para varios fideicomisos.

Qué hacer si no se han incorporado todos los bienes al fideicomiso

Durante el proceso de recopilación de todos los bienes del difunto, es posible que descubra que este no incorporó todos los bienes previstos a su fideicomiso antes de fallecer. El resultado es que dichos bienes siguen formando parte de la sucesión del difunto y están sujetos al proceso de sucesión. La forma más común de abordar esta situación durante la administración del fideicomiso es mediante el uso de un testamento con una cláusula de “transferencia”. Esta cláusula establece que cualquier activo que no se haya incorporado al fideicomiso durante la vida del difunto se incorporará al fideicomiso al momento de su fallecimiento y se distribuirá de acuerdo con los términos y condiciones del fideicomiso.

¿Qué pasa si el difunto se olvidó de transferir un activo importante al fideicomiso? ¿Te verás obligado a pasar por un proceso sucesorio muy costoso y largo? Quizás no. Si el activo se describió específicamente en el fideicomiso o en el anexo de bienes del fideicomiso, entonces, en determinadas circunstancias, puedes evitar un costoso proceso sucesorio mediante una “petición Heggstad” (que lleva el nombre de un caso de California de 1993).

Para ayudarle a reunir los activos y transferirlos a su nombre como fideicomisario sucesor, Quinn & Dworakowski, LLP preparará un documento denominado «Certificación de fideicomiso», en el que se le identificará como fideicomisario sucesor y se establecerán el alcance y el ámbito de sus facultades. La Certificación también indicará cómo debe figurar ahora la titularidad de los activos y mencionará el nuevo número de identificación fiscal que se utilizará para todas las cuentas del fideicomiso. Deberá presentar esta Certificación a cualquier institución financiera que tenga activos del fideicomiso para que los activos se transfieran a su nombre.

Una vez que haya identificado todos los activos y los tenga bajo su control, asegúrese de preparar un inventario de todos los activos del fideicomiso y de obtener tasaciones para aquellos activos que no tengan un valor fácilmente determinable. Los activos como los bienes inmuebles deben tasarse inmediatamente a partir de la fecha del fallecimiento. Tras el fallecimiento del fideicomitente (ya sea una persona soltera, el cónyuge que fallezca primero o tras el fallecimiento del cónyuge supérstite), es necesaria una tasación por las siguientes razones:

• Para determinar el importe de la base fiscal actualizada. El valor puede determinarse a la fecha del fallecimiento o seis meses después de dicha fecha. Se recomienda que el inventario sea valorado por un perito judicial oficial o un tasador autorizado.
• Para la división de activos.
• Para rendir cuentas.
• Para determinar si hay que pagar impuestos sobre el patrimonio.

CUARTO PASO: DETERMINACIÓN Y PAGO DE DEUDAS E IMPUESTOS

Como albacea, debe determinar las deudas y obligaciones del difunto y tomar las medidas necesarias para su pago.

Para evitar fraudes, notifique a las compañías de tarjetas de crédito que la persona ha fallecido y que no se debe permitir que nadie realice cargos adicionales en las tarjetas de crédito a partir de la fecha del fallecimiento. Infórmeles de que el albacea tiene la intención de cerrar las cuentas. Envíe una carta a cada una de las tres principales agencias de informes crediticios, Equifax, Experian y Transunion, informándoles que la persona ha fallecido y dándoles instrucciones de que no se permita a nadie usar su nombre o número de seguro social para solicitar nuevos créditos.

QUINTO PASO: ASUNTOS CONTABLES E IMPUESTOS

Como fideicomisario sucesor, es su obligación liquidar todas las obligaciones fiscales pendientes. Si el difunto poseía bienes inmuebles, asegúrese de que los impuestos sobre la propiedad se paguen antes de las fechas de vencimiento. Los impuestos pueden resultar especialmente complicados, ya que, si el patrimonio es lo suficientemente grande, es posible que haya que pagar impuestos sobre el patrimonio además de los impuestos sobre la renta. En el caso de una pareja casada, tras el fallecimiento del primer cónyuge, por lo general no hay que pagar impuestos sobre el patrimonio, debido a la deducción conyugal ilimitada.

Para determinar si es necesario presentar una declaración federal del impuesto sobre el patrimonio en nombre del fideicomitente fallecido, deberá sumar el valor total del patrimonio del difunto, incluyendo tanto los activos del fideicomiso como los que no forman parte de él. Si el valor total del patrimonio es superior al monto de la exención —actualmente, en 2015, $5,430,000—, entonces será necesario presentar la declaración federal del impuesto sobre el patrimonio mediante el Formulario 706. Sin embargo, si el difunto realizó donaciones durante su vida, es posible que ya haya agotado una parte de su monto de exención y, por lo tanto, incluso si el patrimonio es inferior al monto de exención, aún podría ser necesario presentar una declaración de impuestos federales sobre el patrimonio. Le recomendamos trabajar en estrecha colaboración con Quinn & Dworakowski, LLP y un contador para evaluar si se requiere presentar una declaración de impuestos federales sobre el patrimonio.

El IRS exige que el formulario 706 del impuesto federal sobre el patrimonio se presente en un plazo de nueve meses a partir del fallecimiento. (Esto se suma a la declaración de impuestos 1040 del fallecido correspondiente al año de su fallecimiento y a la declaración de impuestos 1041 del fideicomiso por cada año de su existencia tras el fallecimiento del fideicomitente original.)

Tras el fallecimiento del cónyuge supérstite o de una persona soltera, el impuesto sobre el patrimonio se convierte en una cuestión de gran importancia. Quinn & Dworakowski, LLP colaborará con usted para determinar qué bienes forman parte del fideicomiso, cuáles quedan fuera de él, cuáles podrían tener que pasar por el proceso sucesorio y cuáles están sujetos al impuesto sobre el patrimonio. A menudo, puede ser necesario vender activos del patrimonio para pagar la deuda tributaria correspondiente. Dado que esto puede llevar tiempo, es esencial que consulte con Quinn & Dworakowski, LLP desde el inicio del proceso de administración respecto a cualquier posible obligación tributaria sobre el patrimonio, para asegurarse de que haya tiempo suficiente para liquidar los activos del patrimonio a fin de pagar los impuestos sobre el patrimonio antes de la fecha límite de nueve meses tras el fallecimiento.

El fideicomisario dispone de varias opciones fiscales a la hora de preparar la declaración federal del impuesto sobre el patrimonio. A continuación se enumeran las opciones fiscales que pueden resultar relevantes si se prevé el pago de impuestos sobre el patrimonio. Estas opciones fiscales deben analizarse con su contador:

• Fecha de valoración alternativa.
• Valoración de uso especial.
• Tarifas deducibles.

Presentación de declaraciones de impuestos sobre la renta

Cuando un fideicomiso pasa a ser irrevocable, es necesario presentar declaraciones de impuestos cada año. Estas se presentan mediante el Formulario 1041, «Declaración de impuestos sobre la renta de fiduciarios de EE. UU.». Además, la última declaración de impuestos sobre la renta del difunto debe presentarse el 15 de abril del año siguiente al fallecimiento. El fideicomisario debe determinar si el difunto realizó pagos estimados del impuesto sobre la renta. De ser así, debe efectuar dichos pagos estimados en la fecha de vencimiento.

Base actualizada: Independientemente del valor en el momento de la compra, la mayoría de los activos (quedan excluidos algunos activos como las cuentas IRA, las rentas vitalicias y los planes de jubilación) se benefician de una “actualización” de su base a efectos fiscales. La base es el precio de compra más las mejoras de capital menos la depreciación. Por ejemplo, se compra una acción a un precio de $100, pero ha alcanzado los $150 en el momento del fallecimiento. Si esta acción se vende antes del fallecimiento, habrá un impuesto sobre las ganancias de capital sobre la ganancia de $50. Al momento del fallecimiento, la acción se revalúa para que el beneficiario pueda venderla a $150 sin incurrir en ningún impuesto sobre las ganancias de capital. Si bien a menudo parece que este valor más alto puede ser perjudicial desde la perspectiva del impuesto sobre el patrimonio, las consecuencias del impuesto sobre la renta pueden hacer que la valoración más alta del impuesto sobre el patrimonio sea una mejor opción para el beneficiario.

Dado que un fideicomisario sucesor puede ser considerado responsable personalmente por los impuestos impagos, le conviene colaborar con nosotros y con su contador para asegurarse de que se hayan liquidado todas las obligaciones fiscales antes de distribuir los activos del fideicomiso entre los beneficiarios.

SEXTO PASO: LA CONTABILIDAD

Un fideicomiso en vida solo es revocable mientras el fideicomitente o fideicomitentes —la persona o personas que crearon el fideicomiso en vida— estén vivos y en pleno uso de sus facultades. Una vez que los fideicomitentes pierden la capacidad o fallecen, su fideicomiso en vida se convierte en irrevocable. El Código Sucesorio de California exige que el fideicomisario sucesor que administre un fideicomiso irrevocable prepare y presente un informe contable de sus acciones y de la administración del fideicomiso. Para cumplir con ese requisito legal, debe llevar registros contables detallados del fideicomiso.

Deberás:

• Lleve un registro de todo el dinero del fideicomiso que gaste para liquidar los asuntos pendientes del difunto.
• Lleve un registro de todos los ingresos y pagos del fideicomiso.
• Revisa el documento del fideicomiso para ver qué método de contabilidad se exige.

Algunos documentos fiduciarios exigen expresamente la presentación de un informe contable, mientras que otros prescinden de ella. Sin embargo, incluso en los casos en que el documento fiduciario prescinda de la presentación de un informe contable, es posible que la ley la exija. Por lo tanto, le recomendamos que consulte con nosotros en una etapa temprana del proceso de administración para determinar el alcance de su obligación de rendir cuentas. E incluso en los casos en que el fideicomiso prescinda del requisito de presentar un informe contable formal, le conviene llevar una contabilidad detallada por si la administración del fideicomiso llegara a ser objeto de un litigio.

SÉPTIMO PASO: DISTRIBUCIÓN

Una vez que se hayan reunido todos los activos, se hayan pagado las deudas, se hayan presentado las declaraciones de impuestos y se hayan liquidado las obligaciones fiscales, y se haya elaborado y presentado la contabilidad (si fuera necesario), usted estará en condiciones de distribuir los activos restantes del fideicomiso. Al igual que con todos los demás aspectos de la administración del fideicomiso, los términos del documento del fideicomiso determinarán cómo se distribuirán los activos del fideicomiso entre los beneficiarios.

Antes que nada: determine quiénes son los beneficiarios

A menudo, un fideicomiso simplemente dispone que los activos se distribuyan directamente a los distintos beneficiarios. Sin embargo, el fideicomiso puede estipular que los activos destinados a determinados beneficiarios se mantengan en fideicomiso para ellos. Esto requiere que se establezcan subfideicomisos para dichos beneficiarios. Algunos ejemplos comunes de fideicomisos secundarios son un fideicomiso de participación separada para un menor, un fideicomiso de derivación y un fideicomiso de supervivencia (para una pareja casada) o incluso un fideicomiso para mascotas, a fin de que se pueda cuidar a una mascota querida. Como fideicomisario sucesor, deberá identificar cualquier fideicomiso secundario que se requiera según el documento del fideicomiso y asegurarse de que dichos fideicomisos secundarios cuenten con los fondos adecuados.

Asignación y distribución de los activos del fideicomiso

Una vez que haya identificado quiénes son los beneficiarios, puede proceder a la asignación y distribución de los activos del fideicomiso. Antes de la distribución, se recomienda que entregue una «Notificación a los beneficiarios» conforme al artículo 16461(c)(3) del Código Sucesorio de California y una «Renuncia del beneficiario». Además, el Código Sucesorio de California §16063 exige que informe al destinatario de una cuenta de que puede presentar una petición ante el tribunal de conformidad con el Código Sucesorio de California §17200 para obtener una revisión judicial de la cuenta y de los actos del fideicomisario. Las reclamaciones por incumplimiento del fideicomiso prescriben al cabo de tres años a partir de la fecha en que el destinatario reciba una cuenta o un informe que revele los hechos que dan lugar a la reclamación.

El fideicomisario está obligado a presentar un informe y rendir cuentas al menos una vez al año. El Código Sucesorio de California, §16060 y siguientes, exige que el informe y la rendición de cuentas se presenten en un formato determinado y contengan ciertas notificaciones.

Una cuenta debe contener la siguiente información:

• Un estado de ingresos y gastos del capital y los rendimientos que se hayan producido durante el último ejercicio fiscal completo del fideicomiso o desde el último informe.
• Un estado de los activos y pasivos del fideicomiso al cierre del último ejercicio fiscal completo del fideicomiso o desde la última rendición de cuentas.
• La remuneración del fideicomisario correspondiente al último ejercicio fiscal completo del fideicomiso o desde la última rendición de cuentas.
• Los agentes contratados por el fideicomisario, su relación con este, si la hubiera, y su remuneración correspondiente al último ejercicio fiscal completo del fideicomiso o desde la última rendición de cuentas.
• Declaración de que el beneficiario de la cuenta puede solicitar al tribunal, de conformidad con el artículo 17200 del Código Sucesorio de California, que se lleve a cabo una revisión judicial de la cuenta y de los actos del fideicomisario.
• No se podrá presentar una reclamación contra el fideicomisario por incumplimiento del fideicomiso una vez transcurridos tres (3) años desde la fecha en que el beneficiario reciba un estado de cuenta o un informe en el que se revelen los hechos que dan lugar a la reclamación.

Qué hacer cuando surgen problemas entre los beneficiarios

En situaciones en las que exista resentimiento entre los beneficiarios o hacia el fideicomisario sucesor, es probable que Quinn & Dworakowski, LLP le sugiera que elabore un informe contable formal de sus acciones como fideicomisario sucesor y que solicite la aprobación judicial de dichas acciones y del plan de distribución que propone. Al solicitar dicha aprobación al tribunal, minimiza el riesgo de litigios futuros, ya que un beneficiario que no presente objeciones en el proceso judicial normalmente no podrá quejarse posteriormente sobre su administración del fideicomiso, siempre y cuando haya informado adecuadamente sobre sus acciones. Si decide no obtener la aprobación del tribunal, un beneficiario generalmente tiene tres años para objetar su administración del fideicomiso después de que esta haya concluido.

CONCLUSIÓN

La administración de fideicomisos suele ser complicada y confusa, y en ocasiones puede parecer abrumadora. Es posible que no sepa qué hacer. Ahí es donde Quinn & Dworakowski, LLP puede ayudarle. Nuestro equipo simplifica al máximo el difícil y desconcertante proceso de administración de fideicomisos. Si desea obtener más información sobre la administración de fideicomisos en California, póngase en contacto con nosotros para una consulta gratuita. Le dedicaremos el tiempo necesario para responder a sus preguntas. Desde nuestra oficina en el sur de California, representamos a familias de todos los condados del sur de California, incluidos los condados de Imperial, Los Ángeles, San Bernardino y San Diego, así como a otras repartidas por todo el estado y a partes interesadas fuera de California.

Para concertar una consulta, llame a Quinn & Dworakowski, LLP al 949-660-1400.